Indispensables pour assurer le financement de la protection sociale et permettre aux salariés d’exercer leurs droits (maladie, chômage, retraite...), les déclarations sociales font partie des tâches administratives imposées aux entreprises françaises. La déclaration sociale nominative (DSN), née à la fin des années 2000, a été instituée par la loi de simplification du 22 mars 2012, dite loi Warsman. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises depuis début 2017.

Portée dès l’origine par les organismes de protection sociale (OPS), elle a été conçue pour satisfaire le plus grand nombre possible d’obligations déclaratives existant dans le champ social au sens large, tout en réduisant le nombre de demandes d’informations distinctes auxquelles sont confrontées les entreprises. Par son ampleur et son ambition, ce projet est unique. Sa mise en œuvre a impliqué volonté politique, conviction des dirigeants de l’entité chargée de le développer, le Groupement d’Intérêt Public de Modernisation des Déclarations Sociales (Gip-MDS) et talent des équipes qui œuvrent chaque jour à sa réalisation, à tous les niveaux, depuis celles en charge du système jusqu’à celles en charge des systèmes d’information des organismes de protection sociale et des administrations concernées. Des années de préparation et d’instruction technique ont été nécessaires (Vatinet, 2013) puis une concertation étroite avec tous les acteurs au cours de la phase de déploiement (encadré 1).

La DSN instaure un fonctionnement en rupture avec celui qui prévalait auparavant. Les déclarations sociales reposaient sur des formulaires Cerfa dont le contenu était fixé par les textes fondant la collecte des données utiles aux organismes de protection sociale et à l’administration pour l’exercice de leurs missions. Non seulement les déclarants étaient amenés à fournir plusieurs fois la même information, mais ils devaient surtout fournir une information qui n’était pas naturellement produite par leur système de gestion, ce qui était source d’incohérences et d’erreurs dans les déclarations. La DSN met en œuvre une logique fondamentalement différente : elle s’approche au plus près du fait générateur des rémunérations et cotisations sociales dans le domaine de la protection sociale, la paie. Elle repose sur un modèle unique de cette dernière et un échange de données primaires de gestion entre l’émetteur, qui fait la paie, et tous les organismes et administrations qui ont besoin de ces données sociales pour recouvrer des cotisations et servir des droits. Elle opère donc un déplacement de la charge de traitement des données de l’amont (l’entreprise déclarante) vers l’aval (les OPS et administrations utilisatrices et leur opérateur, le Gip-MDS).

Un important travail de simplification a été réalisé en amont du déploiement de la DSN. Il a visé notamment : l’harmonisation des dates de déclaration et de paiement des cotisations ; la simplification des règles de décompte des effectifs pour les seuils sociaux avec l’adoption d’une définition unique ; la simplification des règles de calcul du plafond ; la clarification des règles d’assiette et du fait générateur ; des simplifications importantes sur les règles parfois très anciennes relatives aux indemnités journalières.

In fine, la collecte a été expurgée de toutes les variables calculées, les variables de contrôle et les variables à finalité purement statistique, ce qui a nécessité de longues discussions pendant la phase projet avec les destinataires finaux de l’information, sur la base d’un arbre de décision logique obligeant à situer la réelle valeur opérante de cette information. Pour donner un exemple, alors que la Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) véhicule environ 800 rubriques déclaratives distinctes, la Cour des comptes (2016) mentionne le fait que la DSN, en phase de généralisation, en comprend 400, correspondant à environ 230 données.

La déclaration se fait au niveau de chaque SIRET et repose sur un principe clé : chaque salarié de l’établissement déclaré doit apparaître dans la DSN.

La DSN se présente comme :

Le caractère innovant de la DSN par rapport aux précédentes démarches de simplification tient à ce qu’elle est fondée sur un flux de données émanant directement du logiciel de paie des entreprises. Ce flux entièrement dématérialisé est transmis par l’employeur via un site unique (net-entreprises). C’est le système de la DSN qui prend en charge la répartition des données entre les divers organismes, qui pesait auparavant sur les entreprises (figure 1).

Figure 1. Avant et après la DSN

Les déclarations se font à travers deux portails de déclaration : le Ouvrir dans un nouvel ongletportail net-entreprise.fr pour l’ensemble des entreprises et le Ouvrir dans un nouvel ongletportail msa.fr uniquement destiné aux employeurs du régime agricole.

Auparavant, les entreprises transmettaient des données multiples à diverses échéances et à différents organismes, globalisées par établissement. Avec la DSN, les employeurs entrés dans la démarche effectuent, à l’issue de la paie, une transmission mensuelle de données individuelles des salariés. Il faut bien comprendre ce principe majeur qui l’instaure pour l’utiliser de manière la plus optimale possible. En particulier, sauf erreur de masse dont le gestionnaire de l’entreprise déclarante se rend compte avant que l’échéance ne soit dépassée (déclaration en « annule et remplace » acceptée seulement jusqu’à cette échéance), une DSN ne se rectifie pas ; elle se corrige d’un mois sur l’autre, la paie étant elle-même à corriger le mois suivant.

La convention de projet DSN réunit de très nombreux organismes parmi lesquels l’Acoss, les retraites complémentaires AGIRC-ARRCO, la Caisse nationale d’assurance maladie (Cnam), Pôle emploi, le Centre technique des institutions de prévoyance (CTIP), la Fédération française de l’assurance (FFA), la Fédération nationale de la mutualité française (FNMF), la Caisse nationale d’allocations familiales (Cnaf), la Caisse nationale d’assurance vieillesse (Cnav), la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (CCMSA), la Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires (CRPCEN), la Dares, l’Insee, la DGFIP, la Caisse des dépôts et consignations, la Caisse nationale des industries électriques et gazières, l’Union des caisses de France du réseau congés intempéries BTP (UCF CI-BTP), etc.

Tous ces systèmes d’informations reçoivent une liste spécifique de données, fixée par arrêté selon leurs missions et doivent se synchroniser au fur et à mesure de l’élargissement du périmètre, ce qui nécessite un réglage « fin » permanent ! Les destinataires des données DSN sont nombreux, puisqu’à ce jour elles remplacent 26 formalités. D’autres sont encore à venir.

La rationalisation des flux d’échanges d’information opérée par la DSN n’aurait pas été possible sans la mise en place d’un cadre rigoureux. La DSN est fondée sur une norme qui représente ce qu’est la paie. Cette norme d’échanges, nommée NEODeS, est portée dans un « cahier technique », document de référence qui décrit toutes les données, tous les contrôles et les usages mais aussi le modèle d’information, le modèle de message et la cinématique des échanges.

Ce cahier technique permet de générer automatiquement, grâce à un générateur nommé SATURNE, la documentation de la DSN, mais aussi une brique de contrôle (voir l’article de C. Renne dans ce numéro pour le détail des contrôles effectués) et un outil de validation (DSN Val). Cela garantit donc leur cohérence, ce qui n’était pas le cas dans l’ancien système. Cela est essentiel dans le cadre d’un système mensuel, qui évolue de façon régulière.

Le déploiement progressif de la DSN depuis 2013 (encadré 2) a abouti à sa généralisation en janvier 2017. Fin 2017, 99,8 % de la cible déterminée sur les entreprises du secteur privé étaient entrées en DSN (figure 2).

Figure 2. Nombre d'entreprises entrées en DSN par palier

Aujourd’hui, la DSN remplace et simplifie la majorité des déclarations sociales en automatisant mensuellement leur transmission à partir d’un flux de données issues de la paie.

Elle remplace en particulier :

Le niveau de satisfaction des utilisateurs de la DSN est très encourageant après la généralisation : une étude menée en septembre 2017 par le Gip-MDS montre que 73 % des entreprises étaient d’ores et déjà satisfaites, alors que le démarrage a été compliqué pour une majorité d’entre elles. En outre, elles sont 80 % à bien comprendre le lien entre la paie et la DSN et à considérer que cette approche numérique constitue une réelle simplification à terme, une fois l’ensemble des processus rodés.

Pour les entreprises, les impacts du passage à la DSN les plus positifs concernent la transformation numérique et la simplification de la transmission des déclarations sociales. Les cabinets d’experts comptables identifient les gains de la mise en place d’une norme unique et structurée pour tous les organismes de protection sociale induits par la DSN.

Le dispositif fonctionne bien en termes de qualité globale :

Toutefois, ce bon fonctionnement d’ensemble ne doit pas masquer les difficultés dont les principales portent sur : la maîtrise des changements et des régularisations, le paramétrage et le bon fonctionnement du recouvrement des organismes complémentaires, lequel n’est pas encore à niveau industriel et, enfin, la gestion des fins de contrats avec Pôle emploi qui doit encore progresser.

Concernant les changements, il faut comprendre que puisque la DSN est une photo fin de mois, il est nécessaire que les logiciels de paie intègrent les informations nécessaires pour que l’on puisse dater un changement intervenu en cours de mois (par exemple une modification de la quotité de travail) sans ambiguïté. Certains logiciels ne le font pas systématiquement et de manière correcte.

Les régularisations de paie d’un mois sur l’autre ne sont pas non plus toujours bien prises en compte dans la DSN en raison de mauvais paramétrages au niveau de l’entreprise. En cas de rectification de la paie, corriger la DSN le mois suivant nécessite une gestion intermédiaire que tous les éditeurs de logiciels n’ont pas encore mise en place à ce jour.

Le recouvrement des cotisations pour les contrats complémentaires santé choisis par l’entreprise doit encore progresser. Son paramétrage doit être automatisé, ce qui est possible au niveau de la fiche de paramétrage des organismes complémentaires (OC). Mais tous les OC ne les ont pas encore mises en place et surtout tous les éditeurs ne les ont pas encore implémentées. Quand ce n’est pas fait, le gestionnaire de paie doit saisir ces informations à partir d’une fiche PDF. Quand on sait que le numéro de contrat est sur 14 caractères, on mesure le fort risque d’erreur à la saisie !

Enfin, la gestion des fins de contrat a été conçue sous l’hypothèse que les contrats longs (plus d’un mois) sont majoritaires. Dans la pratique, ce sont les contrats courts qui sont majoritaires dans les flux de fin de contrat depuis le début des années 2000 ; or le remplacement des attestations se fonde sur le fait d’avoir reçu les données de la DSN et donc du mois antérieur. Quand un contrat commence et finit le même mois, le système actuellement pensé ne marche pas. Une solution est en cours de conception.

Ainsi des chantiers sont en cours pour aboutir sur ces thèmes sachant qu’en parallèle, dans tous les organismes qui utilisent la DSN, le changement de « sens » et des modes de correction doit être compris, ce qui nécessite souvent de faire évoluer les systèmes d’information utilisant les données de la DSN.

Dès 2019, la DSN sera le support du prélèvement à la source pour les salariés. L’administration fiscale calculera, selon les revenus 2017 déclarés au printemps 2018, le taux de prélèvement qui sera appliqué au salaire. Elle communiquera à l’employeur le taux de prélèvement retenu pour le contribuable, sauf s’il a opté pour le taux neutre. Dans ce dernier cas, la grille de taux par défaut sera appliquée. Dès octobre 2018, les entreprises récupéreront le fichier retour à intégrer dans la paie à partir de janvier 2019. Une DSN rodée en amont c’est la certitude d’un démarrage sans heurt de cette nouvelle procédure !

Par ailleurs, la DSN permet également de remplacer (depuis 2013 pour la radiation, et 2017 pour le recouvrement des cotisations et la prise en compte des droits) les formalités des organismes complémentaires santé et prévoyance ; ceux-ci sont nombreux et divers. L’automatisation pleine et entière évoquée ci-dessus apportera des gains importants en gestion car à l’heure actuelle une bonne partie des mutuelles fonctionnent encore en mode papier !

Le périmètre de la DSN a donc vocation à s’élargir encore, pour couvrir davantage de procédures et fonctionnalités et remplacer ainsi plus de déclarations, pour plus de simplification. Ainsi, les employeurs publics entreront au plus tard dans le dispositif début 2020. À venir également, en fonction des résultats des travaux en cours : déclaration d’emploi des travailleurs handicapés, attestation de salaires relative à un temps partiel thérapeutique, attestation d’emploi mensuel et fins de contrats des intermittents, formalités spécifiques à d’autres régimes spéciaux, formalités relatives à des conventions européennes, etc. Le calendrier de ces ajouts sera précisé une fois les grandes séquences d’extension statuées au niveau de l’État.

Un effort supplémentaire de réduction du nombre d’informations demandées aux entreprises restera donc à faire pour éviter que l’extension de la DSN ne conduise à un alourdissement qui serait préjudiciable au projet dans son ensemble. À cette fin, il est indispensable que les travaux de normalisation précèdent les extensions de périmètre pour éviter que la DSN ne devienne encore plus complexe que ce qui lui préexistait. Par ailleurs, les enjeux liés à la normalisation des données devraient être systématiquement pris en compte par tous les acteurs produisant les textes réglementaires comme conventionnels.