Une présentation générale de la source État civil est accessible dans la rubrique « Définitions, Méthodes et qualité » du site insee.fr.

Les fichiers détail sont le résultat de l'exploitation des bulletins d'état civil envoyés par les mairies ayant enregistré des actes de naissance, de mariage ou de décès en France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et, Mayotte pour les données à partir de 2014) et les collectivités d'outre-mer (Saint-Martin, Saint-Barthélemy et, depuis 2008, Saint-Pierre-et-Miquelon). Bien que Saint-Martin et Saint-Barthélemy aient changé de statut en se séparant de la Guadeloupe, ces deux collectivités d'outre-mer sont maintenues dans le champ d'enregistrement des évènements d'état civil.

Le fichier des naissances comprend les bulletins de naissance (enfants nés vivants) et les bulletins de transcription relatifs à un jugement déclaratif de naissance (JDN). La commune d'enregistrement est la commune de l'accouchement.

Le fichier des décès contient en plus des bulletins de décès, les bulletins de transcription relatifs à un jugement déclaratif de décès (JDD). La commune d'enregistrement est la commune du décès.

Le fichier des mariages comprend les bulletins de mariage. La commune d'enregistrement est la commune du mariage. Depuis 1999, ce fichier est redressé par imputation de mariages fictifs, car l'exhaustivité des mariages n'est pas assurée avec l'envoi des bulletins (voir paragraphe ci-dessous sur le contrôle de l'exhaustivité).

L'état civil permet de disposer de statistiques a priori exhaustives puisque chaque naissance, mariage et décès en France fait l'objet d'un acte d'état civil. Le bulletin statistique rempli par l'officier d'état civil de la commune est transmis à l'Insee. L'ensemble des données est centralisé et contrôlé par l'Insee avant la diffusion de la base complète.

Le numéro d'acte inscrit sur chaque bulletin permet de contrôler cette exhaustivité. La qualité des remontées sur les mariages restant insuffisante, notamment dans les communes de petite taille, les données de l'état civil sur les mariages ont donc été complétées à partir de 1999.

Les résultats de l'enquête « Exhaustivité » permettent de réestimer le nombre de mariages pour les communes de petite taille. Les enquêtes déterminent le nombre de mariages manquants par taille de commune. Ces derniers sont créés par duplication de mariages existants, et complètent ainsi le fichier initial des mariages.

Suite à l'adoption de la loi relative au mariage pour tous, depuis 2013 le fichier détail des mariages comptabilise les mariages de personnes de même sexe. Les variables du fichier ont évolué : une variable "Sexe" a été ajoutée pour les conjoints, et les intitulés des variables relatives à l'homme et à la femme ont été modifiés pour référer aux conjoints 1 et 2.

À partir de 2013, le fichier des naissances ne contient plus le nombre d'enfants nés précédemment. En revanche, il comprend désormais le nombre d'enfants issus de l'accouchement. Cette variable indique, pour une naissance vivante, le nombre d'enfants, vivants ou non, issus de l'accouchement. Par exemple, si une mère accouche d'un enfant vivant et d'un enfant sans vie, le bulletin de naissance de l'enfant vivant indiquera 2 à cette variable. À partir de 2014, le fichier des naissances comprend une variable sur l'origine du nom de famille.

Les données intègrent celles enregistrées sur l'île de Mayotte depuis 2014.

À partir de 2015, les fichiers détail n'intègrent plus les données enregistrées à Saint-Martin, Saint-Barthélemy et Saint-Pierre-et-Miquelon, afin d'être cohérentes avec l'ensemble des données diffusées sur l'état civil.

Attention : le nombre d'accouchements de jumeaux présents dans le fichier détail n'est pas comparable à celui du tableau 62 de l'Insee Résultats. En effet, les accouchements de jumeaux sans vie sont comptabilisés.