Avant 1977, l’absence d’identification des établissements du système éducatif par un numéro unique dans un fichier centralisé rendait, au sein du ministère de l’Éducation nationale, les opérations de gestion et les opérations statistiques complexes.

Inscrit dans le schéma directeur de l’informatique du ministère, le premier « fichier des établissements », consolidé à partir des fichiers rectoraux des établissements, avait été mis en place en 1977 avec vocation à servir de fichier de référence (avec un identifiant unique d’établissement) pour l’ensemble des applications informatiques du ministère, et obligation pour les rectorats de transférer ces informations par le biais des services statistiques académiques (SSA).

À partir de 1996, le ministère a choisi de renforcer la responsabilité des rectorats en leur confiant le soin de la gestion de leurs établissements et en palliant également l’obsolescence technique du dispositif en place. La gestion du répertoire a été organisée en trente bases académiques, chaque académie disposant d’un outil de gestion dédié. La base nationale consolidée était constituée mensuellement par un transfert de fichiers vers l’administration centrale.

Le répertoire académique et ministériel sur les établissements du système éducatif, Ramsese, existe sous cette dénomination depuis 1996, à la suite d’une importante refonte du système d’information relatif à la gestion des établissements du système éducatif.

Aujourd’hui, la gestion décentralisée du répertoire est toujours assurée par les SSA, mais l’outil informatique est mutualisé au sein de Ramsese, avec une base de données nationale et une interface gestionnaire qui sont les mêmes pour tous.

Ramsese est un répertoire vivant et couvre un large périmètre d’établissements dont l’identification est nécessaire aux systèmes d’information du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse ainsi qu’à ceux de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Mais quel est vraiment son rôle au sein de ces deux ministères ? Comment est-il alimenté ? Qui assure la gestion et la mise à jour de ses données ? Comment s’assurer de la qualité des données ? Quels en sont les usages et qui peut avoir accès à ses données ?

Né du besoin de disposer d’un répertoire centralisé d’établissements, permettant d’identifier des entités propres, avec des caractéristiques spécifiques aux ministères de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, Ramsese s’est construit sans prendre appui sur un cadre juridique. Il s’est doté d’informations que l’on ne retrouve pas nécessairement dans d’autres répertoires centraux externes, tels que le répertoire Sirene (Alviset, 2020). Sa notoriété au sein de l’éducation nationale s’est accrue au fil du temps avec le développement et la multiplication des échanges entre systèmes d’information.

Dans les académies, les services statistiques doivent disposer de données sur les établissements pour répondre à des besoins locaux, alimenter les études académiques, les outils d’aide au pilotage, ainsi que les transferts d’informations statistiques à fournir à la Depp dans le cadre de ses enquêtes.

Au niveau national, la Depp doit répondre aux besoins statistiques et de pilotage du ministère (Ouvrir dans un nouvel ongletRepères et références statistiques, 2023). Ainsi, elle réalise des enquêtes ou échantillonne des établissements, elle calcule des indicateurs au niveau de l’établissement (Ouvrir dans un nouvel ongletLes établissements scolaires, 2023), ou tout simplement elle compte les élèves scolarisés dans les écoles du premier degré ou dans les établissements du 2^nd degré, qu’ils soient publics ou privés, et ce à chaque rentrée scolaire. Pour cela la Depp doit pouvoir disposer d’un référentiel d’établissements sur lequel s’appuyer.

De son côté, la direction du numérique doit mener des projets d’urbanisation des applicatifs pour répondre aux besoins métiers et assurer la gouvernance du système d’information (SI). Ce travail implique de recenser et de capitaliser l’ensemble des informations qui sont disponibles. Si la majorité des SI dispose d’informations sur les établissements, la présence de données semblables mais non identiques dans les bases ou les fichiers est une source de complexité, qui exige de construire des « points de vérité » uniques sur les données du SI. Le répertoire Ramsese constitue un point de vérité. En retour la Depp doit accéder à des données issues des systèmes de gestion du ministère.

Le répertoire des établissements Ramsese permet de répondre à une grande variété de besoins.

Ainsi, de nombreuses applications académiques développées localement pour les besoins propres des académies ou pour le besoin national s’appuient directement ou indirectement sur les données du répertoire.

Le répertoire permet de répondre à de nombreux besoins locaux, tels que la réponse à la demande (recherche d’adresses, comptage d’établissements, etc.) ou la constitution de listes d’établissements (établissements avec BTS, liste d’établissements soumis à la contribution de vie étudiante et de campus CVEC, etc.).

Ramsese facilite le partage des données dans le cadre des projets d’urbanisation des applicatifs. Le référentiel étant commun et centralisé, il contribue fortement au dialogue au sein des écosystèmes de ressources humaines ou de scolarité. Une cinquantaine d’applications nationales du ministère sont ainsi utilisatrices des données du répertoire. Cela concerne les systèmes d’information d’administration tels que ceux utilisés pour le suivi des élèves et des étudiants, ceux qui permettent l’orientation des élèves (dont Parcoursup), ou le suivi des concours et des examens, ainsi que les systèmes d’information pour la santé scolaire, pour le suivi des personnels de l’éducation nationale et pour la gestion budgétaire et financière.

Les données de Ramsese sont aussi utilisées pour établir le constat de rentrée (recenser les élèves à chaque rentrée scolaire), une des opérations statistiques « phare » de la Depp à chaque rentrée, ou dans les enquêtes telles que l’enquête Système d’information de la formation des apprentis (SIFA) qui recense l’ensemble des apprentis inscrits au 31 décembre de chaque année dans un centre de formation d’apprentis (CFA) quel que soit le niveau d’études. L’unité interrogée est l’établissement. Autre illustration, le dispositif InserJeunes diffuse au niveau de chaque établissement différents indicateurs pour toutes les formations professionnelles du CAP au BTS, pour mieux informer les jeunes sur l’insertion des sortants de l’établissement, le taux de poursuite d’études, le taux d’interruption en cours de formation ou la valeur ajoutée de l’établissement sur le taux d’emploi et fournir des outils de pilotage aux acteurs de la voie professionnelle.

Par ailleurs, les indicateurs de valeur ajoutée des lycées (IVAL) permettent de mesurer l’action propre de chaque lycée (Evain, 2020), en prenant en compte la réussite des élèves au baccalauréat et leur parcours scolaire dans l’établissement. Ils sont établis au niveau établissement, pour chaque lycée public ou privé sous contrat, à partir des données de la session antérieure du baccalauréat.

Les tirages d’échantillons de certaines enquêtes utilisent les données du répertoire, comme par exemple l'enquête internat, cadre de vie (ICV) ou l’enquête programme international pour le suivi des acquis des élèves (PISA), qui mesure l’efficacité des systèmes éducatifs en évaluant les acquis scolaires d’un élève de 15 ans.

Les chefs d’établissement du premier et second degrés ou les services des rectorats et inspections académiques utilisent également les données au niveau établissement grâce à une application de recherche et de choix d’indicateurs de pilotage des établissements et écoles (Archipel) qui met à disposition différents indicateurs sur les établissements.

De plus, Ramsese est aussi utilisé à l’extérieur des ministères de l’Éducation nationale et de l’enseignement supérieur et de la recherche, par exemple dans les espaces numériques de travail (ENT). Dans ce cadre, les ENT qui utilisent comme clé d’identification unique le numéro attribué à chaque établissement par Ramsese ont la possibilité de récupérer un ensemble d’informations, soit directement dans le répertoire Ramsese (comme les regroupements pédagogiques intercommunaux), soit dans d’autres SI qui utilisent également ce numéro (comme les formations dispensées dans l’établissement).

En étendant à l’ensemble du ministère l’utilisation d’un référentiel commun sur les établissements, la Depp contribue ainsi à l’amélioration de la qualité des systèmes d’information, favorise l’interopérabilité de différents SI (Bizingre et alii, 2013) et en conséquence facilite leur gestion.

Ramsese constitue l’un des référentiels indispensables aux statistiques produites par la Depp, que ce soit pour le lancement d’enquêtes ou le transfert des sources administratives (sur la scolarité des élèves, les ressources humaines…) et leur contrôle.

La position centrale du répertoire (Figure 1) dans le système d’information est essentielle pour garantir la cohérence d’ensemble des SI des ministères. Cela implique une veille constante des réformes afin de faire évoluer le répertoire en conséquence et dans les délais impartis.

Figure 1 - Ramsese au coeur des systèmes d’information (SI)

Afin de répondre à la diversité des usages, décrits ci-dessus, le répertoire couvre un large champ :

Les entités du répertoire sont des établissements au sens juridique, tels qu’un lycée, mais peuvent être des parties d’établissement n’ayant pas de personnalité juridique, telles que des annexes, pour autant que l’identification de ces structures soit nécessaire à plusieurs systèmes d’information des ministères de l’Éducation nationale ou de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Il peut aussi s’agir d’une composante possédant une autonomie juridique au sein d’un établissement, tout particulièrement dans l’enseignement supérieur, telle qu’un IUT, un UFR ou un GRETA.

Il peut ainsi y avoir plusieurs entités à la même adresse, un lycée et sa section d’enseignement professionnel par exemple. Cette distinction permet notamment d'appliquer à la section d’enseignement professionnel, dans les systèmes d’information, les mêmes règles que pour les lycées professionnels et se justifie par une direction d’établissement, un profil d’élèves et d’enseignants ainsi que des moyens attribués différents du lycée auquel la section est rattachée. De même, deux immatriculations à une même adresse sont nécessaires pour un collège qui dispose d’une section d’enseignement général et professionnel adapté (SEGPA). La SEGPA est immatriculée et correspond à une structure rattachée au collège assurant la formation d’élèves présentant des difficultés scolaires.

Compte tenu de ces spécificités, la notion d’unité administrative immatriculée (UAI) a été retenue comme unité de base du répertoire de la Depp, une UAI se définissant ainsi comme un établissement au sens juridique, une partie d’établissement sans personnalité juridique ou une composante disposant d’une certaine autonomie juridique au sein d’un établissement.

Le champ géographique couvert correspond à la France métropolitaine, aux départements d’Outre-mer (DOM), aux collectivités d’Outre-mer (COM) et aux pays étrangers dans lesquels sont implantés des établissements français ayant reçu un agrément conjoint du ministère des Affaires étrangères et du ministère de l’Éducation nationale ou de celui de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.

Certaines structures ne sont cependant pas répertoriées. Ainsi, les établissements privés qui ne proposent que des cours de soutien scolaire ou d’entraînement complémentaires à un cursus scolaire ou universitaire ne sont pas immatriculés. Il en est de même de certains lieux de formation, tels que les salles de sport ou les piscines dans lesquelles se déroulent des formations.

Le répertoire recense ainsi environ 90 000 UAI ouvertes aujourd’hui sur 150 000 UAI ouvertes et fermées au total. L’écart entre les 90 000 UAI ouvertes et les 150 000 UAI gérées par le répertoire correspond aux UAI fermées depuis la création du répertoire en 1977.

Les entités du répertoire sont identifiées par leur numéro UAI qui constitue une clé d’identification unique sur huit positions.

Les traits d’identité sont constitués de données distinctes de l’identifiant, mais permettant d’identifier l'entité. Dans Ramsese il s’agit du sigle, de la dénomination principale qui correspond à une appellation normalisée permettant de savoir de quel type de structure il s’agit (par exemple : une école maternelle publique), ainsi que de la dénomination complémentaire qui correspond au nom de la structure (par exemple : Marie Curie) ou de l’appellation officielle qui permet de décliner dans son intégralité le nom officiel de l’UAI. L’adresse postale permet de savoir où se trouve l’UAI ; elle est enregistrée dans Ramsese selon la norme postale.

Ramsese est un répertoire socle (Rivière, 2022) qui ne devrait contenir que les données intrinsèques à l’UAI (la dénomination, la localisation, la date d’ouverture, etc.), les sous- ensembles de données métier plus spécialisées (relatives aux formations dispensées par les établissements, aux classes, aux effectifs, etc.) étant reportés dans d’autres référentiels adossés au référentiel socle.

Ramsese propose des données de nature référentielle mais également des données de gestion telles que le numéro de téléphone d’une UAI ou des variables indispensables aux autres SI, permettant de décrire chaque structure mais limitées à des caractéristiques stables dans le temps. Une UAI contient les informations dont la liste a été arrêtée en 1992 lors de la décision de refonte de l’application et dont le contenu est resté quasi stable. Dans Ramsese, une vingtaine de variables sont associées à un numéro UAI (Figure 2).

Figure 2 - Exemple pour le collège Stendhal de Fosses

Les variables constituant les traits d’identité sont recensées mais aussi des caractéristiques de classification, des données géographiques, des données de zonage d’éducation, des données de groupement, des données de rattachement, des données de gestion administrative et des données de contact.

Des caractéristiques permettent de catégoriser chaque UAI : les plus importantes sont la nature de l’UAI (Encadré 1), le secteur, le ministère de tutelle et les spécificités. On distingue secteur public et secteur privé, et à l’intérieur de ce dernier, le type de contrat. Les spécificités permettent d’apporter une information complémentaire à la nature. Par exemple, une école élémentaire qui accueille des élèves de maternelle aura la spécificité CLP qui indique la présence de ces élèves. Dès lors, si dans une enquête tous les élèves de maternelle sont concernés, les UAI de nature « école maternelle » seront sélectionnées ainsi que toutes les UAI d’une autre nature ayant la spécificité CLP.

Les données géographiques regroupent les zonages administratifs disponibles dans le code officiel géographique (codes Insee associés à chaque territoire administratif : régions, départements) ainsi que le découpage en académie fait par le ministère et une géolocalisation précise de l’IGN.

On trouve aussi des caractéristiques de groupements et de rattachements. La notion de groupement est fortement liée aux politiques mises en place au sein du ministère. Par exemple, avec la politique d’éducation prioritaire, des regroupements d’UAI correspondant à des réseaux d’éducation prioritaire (REP) ont été créés dans Ramsese. La notion de rattachement est liée à l’organisation des UAI entre elles. Par exemple, une section d’éducation professionnelle sera généralement rattachée à un lycée qui en assure la gestion administrative.

Les données de gestion administrative sont les dates de création, de fermeture, de mise à jour d’une UAI.

Le répertoire permet donc de caractériser les UAI, leurs composantes ainsi que toutes les relations fondamentales existant entre les différentes structures et leur environnement pédagogique et administratif.

Les différents événements qui ont pu intervenir depuis la création d’une structure, tels qu’un changement de nature, un déménagement, une absorption ou une fusion, sont archivés, ce qui permet d’avoir un historique complet.

Afin de garantir la stabilité du répertoire et ne pas l'alourdir inutilement, certaines données sont reportées dans d’autres SI. Il s’agit notamment de données qui concernent les bâtiments, les équipements, les formations ou encore des données quantitatives telles que la superficie de l’UAI, le nombre d’élèves ou le nombre de classes. De même certaines informations présentes dans le répertoire ne délivrent qu’une information synthétique. Par exemple, la variable sur l’offre d’hébergement ou de restauration permet de savoir qu’une UAI propose une telle offre, sans préciser si elle est disponible au sein de l’UAI même ou externalisée, l’information plus détaillée relevant d’un autre système d’information.

La collecte des données se fait à partir de nombreuses sources (Figure 3). Pour une grande part, l’alimentation se fait à partir des textes réglementaires. Mais les données peuvent aussi provenir directement des services ministériels ou des services déconcentrés, tels que les inspecteurs de l’éducation nationale chargés notamment de la carte scolaire de l’enseignement primaire. Ou encore directement des UAI elles-mêmes. Les mouvements au sein des UAI du secteur privé hors contrat doivent, quant à eux, faire l’objet d’une veille sur internet et les annuaires postaux, veille menée par les gestionnaires académiques ou départementaux de Ramsese.

Figure 3 - Processus d’alimentation de Ramsese

Les réformes administratives ou la refonte d’un système d’information du ministère ont un impact sur la gestion de Ramsese : par exemple, celui de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel sur la liste des centres de formation en apprentissage à immatriculer dans Ramsese. Les règles de gestion et les données gérées ont dû évoluer et s’adapter à la nouvelle réglementation. Avant cette réforme, le nombre de CFA était quasi stable : la réforme ayant assoupli et simplifié les règles de création des CFA, le nombre de demandes d’immatriculation pour ces structures, dont le référencement n’était pas toujours nécessaire aux systèmes d’information des ministères de l’Éducation nationale et de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, a fortement augmenté. Bien que le numéro UAI soit un identifiant interne à ces deux ministères, la présence historique et obligatoire du numéro UAI sur le formulaire Cerfa du contrat d’apprentissage a également complexifié cette gestion.

Autre exemple, une contribution de vie étudiante et de campus (CVEC), instituée au profit des établissements d’enseignement supérieur, a été créée par l’article 12 de la loi du 8 mars 2018 relative à l’orientation et à la réussite des étudiants. Elle est destinée à favoriser l’accueil et l’accompagnement social, sanitaire, culturel et sportif des étudiants et à conforter les actions de prévention et d’éducation à la santé réalisées à leur intention. Cette contribution est acquittée auprès du centre régional des œuvres universitaires et scolaires (CROUS) par les étudiants inscrits en formation initiale dans un établissement d’enseignement supérieur public ou privé. Depuis la rentrée universitaire 2022-2023, délégation est donnée aux rectorats pour la constitution des listes des établissements assujettis à la CVEC. Ramsese constitue la source à partir de laquelle est établie la liste des établissements entrant dans le champ de la CVEC, et permet de s’appuyer sur la codification détaillée de la nature des établissements d’enseignement supérieur définie avec le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, ou sur la codification des catégories juridiques. La liste ainsi constituée est adressée par les rectorats au réseau des œuvres universitaires et scolaires en charge de la gestion de la CVEC.

Le répertoire ne dispose pas de processus de mise à jour complètement automatisé : il n’existe qu’une automatisation partielle. Ainsi, les gestionnaires du répertoire ont un rôle déterminant, la qualité du contenu reposant sur la qualité de leur travail, réalisé à partir d’échanges de documents, par mail ou téléphoniques avec les différents acteurs, en particulier les établissements, mais également les autres services de l’administration.

Les gestionnaires Ramsese interviennent en continu, tout au long de l’année scolaire sur les données du répertoire. Ils sont localisés dans les services statistiques académiques (SSA) des rectorats et dans les directions des services départementaux de l’éducation nationale (DSDEN) pour la gestion des UAI du 1^er degré. Ils ont la responsabilité des données relevant de leur périmètre académique. À ce titre, ils effectuent la mise à jour au fil de l’eau des informations sur les UAI de leur ressort géographique, telle que la mise à jour des CFA avant l’ouverture du portail apprentissage ou la création et la mise à jour prévisionnelle des établissements du 2^nd degré public et privé sous contrat pour permettre le mouvement des personnels de direction.

La gestion des établissements éducatifs dépendant des ministères chargés de la culture ou de l’agriculture, ainsi que des établissements français à l’étranger, est confiée à des correspondants nationaux localisés dans les directions et ministères concernés.

La Depp procède, de façon ponctuelle, au chargement centralisé de certaines données, notamment celles relevant de dispositifs arrêtés au niveau ministériel, tels que l’identification des réseaux d’éducation prioritaire et le rattachement des écoles à ces réseaux.

Un cadrage national par la Depp est indispensable dans de nombreuses situations afin d’harmoniser les pratiques et de garantir la cohérence et la qualité des données. Créés par la loi pour une « école de la confiance », les pôles inclusifs d’accompagnement localisés (PIAL) ont pour principal objectif de permettre la coordination des moyens d’accompagnement humain (aides pédagogiques, éducatives et à terme thérapeutiques) au sein des écoles et des établissements scolaires de l’enseignement public et de l’enseignement privé sous contrat. Leur mise en place a aussi nécessité une analyse au niveau national afin de déterminer la meilleure manière de les prendre en compte dans le répertoire et a conduit à la transmission de consignes aux académies.

Les établissements publics locaux d’enseignement internationaux (EPLEI) qui dispensent un enseignement majoritairement au sein de sections internationales et/ou européennes, ont la particularité de regrouper au sein d’une entité administrative unique des classes du premier et du second degrés. Les systèmes d’information ne sont pas adaptés pour intégrer ces structures singulières, et n’évoluent pas toujours en parallèle de la réglementation ; ainsi, les académies consultent le niveau national afin de disposer de solutions spécifiques pour leur création dans le répertoire.

Par ailleurs, chaque année, la Depp réunit à Paris durant une journée le réseau des gestionnaires du répertoire afin de faire un bilan des actions de l’année écoulée et pour échanger sur les consignes et règles d’immatriculation des UAI.

Les gestionnaires du répertoire et la Depp peuvent également être mobilisés sur des opérations ponctuelles mobilisant des moyens importants au sein du ministère : à chaque nouvelle réforme sur les établissements par exemple, ou plus spécifiquement lors de certaines opérations telles que les élections professionnelles. Ainsi, l’organisation des élections professionnelles en 2022 a impliqué une logistique importante. La qualité des données du répertoire Ramsese était essentielle, tout particulièrement pour constituer le référentiel des adresses permettant l’envoi des notices de vote aux électeurs dans les écoles, les établissements et les services académiques.

Un travail au niveau national a été réalisé pour déterminer quelles étaient les structures à inclure dans l’extraction de Ramsese et pour constituer le fichier des adresses professionnelles des électeurs. La distribution dans les DOM et les COM a été réalisée par un canal propre à ces territoires.

La remise du matériel de vote sur site par les transporteurs nécessitait d’actualiser certaines adresses, en particulier lorsque celles-ci contenaient uniquement les mentions de boîte postale, de quartier ou de zone qui pouvaient s’avérer insuffisantes pour la distribution, dans un campus universitaire par exemple.

Pour mener ces actions, le réseau des gestionnaires Ramsese a été sollicité durant toute la phase de préparation de l’opération, avec des consignes nationales transmises afin de fiabiliser les extractions de données.

La volumétrie du répertoire Ramsese est limitée et les sources de mises à jour sont très diverses. Ainsi, il n’existe pas à ce jour de flux de données entrantes automatisé. La mise à jour des informations dans le répertoire résulte soit d’une action directe d’un gestionnaire, soit d’une mise à jour en masse décidée par un gestionnaire sur son académie ou par la Depp au niveau national. Les mises à jour en masse peuvent être réalisées par l’importation d’un fichier au format csv.

De plus, l’organisation territoriale, au plus près des acteurs de terrain et des établissements, peut parfois dégrader l’homogénéité des données du répertoire, par l’application de règles de gestion différentes sur le territoire, en fonction de contraintes locales. Par exemple les unités de formation par apprentissage (UFA) ne sont immatriculées que dans certaines académies. Pour éviter ces situations, la Depp, de par son rôle de pilotage en tant que maîtrise d’ouvrage du répertoire, transmet aux gestionnaires des consignes de gestion et veille à la cohérence de l’ensemble du répertoire.

L’exploitation annuelle des données issues des opérations statistiques sur les effectifs d’élèves ou d’étudiants, ou sur le parc immobilier, permet de renforcer la qualité des données du répertoire sur les champs concernés.

Ainsi, chaque année, un appariement avec les données issues des constats de rentrée dans le premier et le second degrés permet de mettre à jour des informations sur les UAI concernées comme l’existence d’unités localisées pour l’inclusion scolaire (ULIS) au sein d’un établissement. Cela permet de garantir la fraîcheur de certaines données en particulier des spécificités.

Le niveau de qualité des données est une préoccupation constante dans la gestion du répertoire, d’autant plus que le contexte évolue constamment. Disposer d’un répertoire fiable, de qualité et exhaustif est primordial pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Afin d’y répondre, des contrôles de cohérence des données présentes dans le répertoire sont réalisés sur les flux, lors de la mise à jour en continu pour éviter des erreurs de saisie. Par exemple, un établissement du secteur public n’aura pas de type de contrat, variable réservée aux UAI du privé.

Cependant, le niveau de qualité des données n’est pas le même selon le champ considéré. Certaines catégories d’UAI, plus fréquentes et indispensables aux systèmes d’information du ministère de l’Éducation nationale et de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, sont mieux maîtrisées et connues par les gestionnaires du répertoire, voire disposent de circuits d’échanges d’informations mieux formalisés que d’autres. Les données sur les UAI des 1^er et 2^nd degrés sont de meilleure qualité car mieux contrôlées que celles sur les centres de formation en apprentissage.

Dans le cadre d’une convention, l’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN) fournit plusieurs fois par an à la Depp les coordonnées de géolocalisation des UAI, accompagnées d’indicateurs sur la qualité des adresses ce qui permet aux gestionnaires de réaliser des vérifications complémentaires.

Par ailleurs, des opérations ponctuelles de mise en qualité, portées au niveau national, sont effectuées régulièrement. Par exemple, des opérations de contrôle et de correction d’adresse, de vérification des doublons.

D’autres éléments peuvent être récupérés et corrigés dans le répertoire à la suite d’enquêtes ou de signalements liés à des usages plus administratifs des données du répertoire. Par exemple, les informations sur les cités scolaires sont complétées par les résultats de l'enquête Internat, cadre de vie (ICV). Des incohérences sont corrigées dans des périodes de validité erronées : elles sont signalées par l’application de gestion de ressources humaines SIRHEN qui gère le dossier administratif et financier des 1 100 000 agents du ministère ainsi que les moyens alloués aux établissements pour la préparation de la rentrée scolaire.

Enfin, à l’Insee, le pôle chargé de Sirene pour le secteur public, ainsi que les directions régionales de l’Insee pour les structures relevant du secteur privé, constituent des partenaires qui fournissent l’immatriculation Siret des UAI, enregistrée dans Ramsese. Pour s’assurer de la qualité du Siret des structures publiques d’enseignement et administratives, le bureau chargé des nomenclatures et répertoires à la Depp pilote les demandes d’immatriculation auprès de Sirene (Encadré 2).

Les données de Ramsese constituant la source de données sur les établissements pour les applications de gestion, de ressources humaines, de paie, d’affectation des élèves et des étudiants, une offre de service a été développée (Ouvrir dans un nouvel ongletBiehl, 2016) donnant aux applications la possibilité d’interroger le répertoire et de s’alimenter par l’intermédiaire d’une API (solution informatique permettant à des applications de communiquer et d’échanger des services ou des données).

Ainsi, les multiples systèmes d’information de ressources humaines font partie des applications qui utilisent les API proposées par Ramsese : leurs rénovations se font en s’appuyant sur le répertoire. La démarche interministérielle de modernisation des systèmes d’information relatifs aux ressources humaines et à la paye de l’État, se traduit par une réurbanisation des applicatifs de ressources humaines et la migration vers l’offre interministérielle de progiciel de gestion intégré RenoiRH. Ramsese s’intègre parfaitement dans cette démarche. Ainsi, un agent de la fonction publique est affecté administrativement et opérationnellement sur une unité organisationnelle (UO). Ces unités sont gérées dans un répertoire (RSP-Référentiel des Structures Partagées), qui s’alimente en amont à partir de Ramsese et permet de gérer l’organisation au sein des établissements.

L’API est indispensable afin de faciliter l’accès des utilisateurs aux données du répertoire et contribue à la séparation de sa gestion et de sa diffusion.

Cela concourt à réduire la charge de conception, pour les fonctionnalités de gestion qui peuvent ainsi évoluer sans impact sur la diffusion, et pour les produits de diffusion en évitant de devoir faire du « sur mesure » pour chaque système d’information qui utilise les données. La communication et le partage de données sont réalisés sans connaître les détails de la mise en œuvre des autres systèmes d’information.

Cette séparation contribue à une simplification et à une amélioration du service rendu aux utilisateurs, objectif essentiel, auquel les API contribuent en exposant et rendant les données plus accessibles et mieux documentées.

Un gestionnaire d’API permet de centraliser les offres de service. L’offre de service de Ramsese se substitue ainsi progressivement au mode de mise à disposition historique par extraction sur un serveur sécurisé sous la forme de fichiers, au moyen d’un module de l’application de gestion.

Par ailleurs, une copie quotidienne de la base de gestion de Ramsese est mise à disposition des services académiques pour les besoins locaux. Elle permet d’alimenter des applications développées localement.

La Depp met à disposition sur Internet un outil de consultation et de cartographie des établissements du système éducatif français dénommé ACCÉ (Application de consultation et de cartographie des établissements). Il permet de consulter l’information disponible sur les établissements du répertoire Ramsese à partir d’une recherche via un formulaire et il intègre également une présentation cartographique des établissements, cette dernière proposant différentes vues (carte, satellite, etc.) et permettant une sélection d’établissements autour d’un point donné, afin par exemple d’obtenir rapidement une liste d’établissements dans un périmètre donné pour répondre à une situation de crise. ACCÉ est disponible sous une forme professionnelle, avec des fonctionnalités étendues, pour les acteurs de la sphère éducative ou pour le grand public.

Dans le processus de pilotage des établissements, les données de Ramsese sur les écoles et les établissements du 2^nd degré public et privé sous contrat sont extraites une fois par an pour alimenter l’application Archipel, qui constitue ainsi une photo des données en dehors de Ramsese pour une exploitation plus statistique. Archipel met à la disposition des directeurs et des chefs d’établissements des informations et des indicateurs sur leurs établissements.

La loi pour une République numérique s’est traduite par la mise à disposition en Open data d’une partie des données du répertoire, ainsi que d’indicateurs calculés au niveau établissement, tels que les indicateurs de valeur ajoutée des lycées ou les effectifs d’élèves par niveau et nombre de classes par école. L’Open data a considérablement accru la visibilité du répertoire et réduit les demandes d’informations d’utilisateurs externes.

L’un des objectifs de la Depp est d’améliorer l’intégration du répertoire dans un environnement/écosystème urbanisé, en poursuivant notamment les échanges avec le répertoire Sirene ou en automatisant les échanges avec le ministère chargé de l’agriculture pour l’alimentation directe du répertoire à partir de leur système d’information.

Un recentrage au niveau national de certains traitements est parfois indispensable pour garantir l’homogénéité des traitements sur l’ensemble du territoire.

Certaines variables présentes dans le répertoire pour des raisons historiques seront supprimées du répertoire : par exemple, à court terme des données telles que les arrondissements ou les unités urbaines qui ne sont plus actualisées, notamment en raison de la disponibilité de ces informations dans une base de nomenclatures. La suppression des données qui ne sont pas des données de référence est un chantier à l’horizon plus lointain, en raison de la diversité des usages selon le champ (scolarité des élèves, ressources humaines, financier, statistique) et avec des implications non négligeables sur les systèmes d’information, qui s’alimentent à partir du répertoire, et leur nécessaire évolution coordonnée.

La démarche d’amélioration de la qualité du répertoire, qui s’est traduite récemment par une modélisation du processus d’immatriculation des établissements et par une analyse des risques, se poursuit avec la mise en place d’un plan d’action et d’une organisation adaptée permettant son suivi. L’objectif principal recherché est encore et toujours une amélioration de la qualité et du service rendu.