Insee Première · Octobre 2023 · n° 1969

Les deux tiers des entreprises françaises fournissent un accès à distance aux outils de travail

Face aux restrictions de déplacement en vigueur lors de la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid‑19, les entreprises ont dû mettre en place des solutions techniques pour pouvoir poursuivre le travail. Elles ont investi dans des solutions de communication et dans l’accès à distance aux outils professionnels (documents, applications). Le télétravail est ensuite resté une pratique courante et ces technologies sont aujourd’hui répandues dans les entreprises : en 2022, 44 % des entreprises françaises organisent des réunions à distance via Internet (figure 1). C’est moins que dans l’ensemble de l’Union européenne (50 %), où les pratiques sont toutefois hétérogènes : plus de trois entreprises sur quatre des pays nordiques (Suède, Finlande et Danemark, de 78 à 79 %) organisent des réunions à distance, mais moins d’un tiers en Bulgarie, Hongrie, Roumanie et Grèce (de 28 à 33 %).

Le recours aux réunions à distance via internet augmente selon la taille de l’entreprise. En France, 38 % des entreprises de moins de 50 personnes (petites entreprises) y ont recours, soit 6 points de moins que dans l’Union européenne (44 %). 92 % des entreprises de 250 personnes ou plus (entreprises de taille intermédiaire et grandes entreprises (ETI-GE)) en organisent, soit autant que dans l’Union européenne (93 %).

Ce type de réunion est plus répandu dans les secteurs des activités spécialisées, scientifiques et techniques (84 %) et de l’information et des communications (96 %), en France comme en Europe. Il est en revanche nettement moins fréquent en France qu’en Europe dans la construction (-12 points), le transport et l’entreposage, ainsi que dans la production et la distribution d’énergie, d’eau, la gestion des déchets et la dépollution (-9 points).

Les réunions à distance via Internet permettent aux entreprises non seulement de répondre à des préoccupations environnementales de plus en plus présentes, mais aussi de réduire leurs coûts de déplacement. En 2022, parmi les entreprises qui organisent des réunions à distance, près de deux sur trois (64 %) en France donnent des directives pour privilégier ce type de réunions plutôt que les déplacements, soit 1,5 fois plus que dans l’Union européenne (44 %). Les entreprises françaises sont parmi celles qui les encouragent le plus en Europe avec la Roumanie, Chypre, l’Espagne et le Portugal (de 61 à 70 %).

En dessous de 250 personnes, l’existence de telles directives ne varie pas avec l’effectif de l’entreprise (leur fréquence avoisine 63 %), mais elles sont nettement plus fréquentes dans les entreprises de taille supérieure (79 %). L’écart avec l’Union européenne reste important quelle que soit la taille des entreprises (+16 points au moins). Les secteurs d’activités où les entreprises encouragent le plus les réunions à distance sont également ceux qui en organisent le plus, comme dans l’information et communication (78 %), et les activités spécialisées, scientifiques et techniques (72 %).

En 2022, en France, 65 % des entreprises fournissent à au moins une partie de leurs salariés un accès à distance à l’ensemble des outils professionnels (messagerie, documents et logiciels), contre 57 % dans l’Union européenne. 90 % des entreprises françaises fournissent un accès à distance à l’un de ces trois outils : 89 % à la messagerie professionnelle, 77 % aux documents ou aux logiciels professionnels (figure 2), soit une part supérieure de 11 points à la moyenne européenne pour l’accès à la messagerie, et de 8 points pour l’accès aux documents ou logiciels.

Cet accès concerne la quasi-totalité des moyennes entreprises (96 %) et entreprises de taille intermédiaires (ETI) ou grandes entreprises (GE) (99 %). Il est également très fréquent pour les petites entreprises (89 %), dont la part élevée s’explique par un accès à distance à la messagerie très répandu (88 %). Elle est moins élevée au sein de ces entreprises pour les documents (70 %) et pour les logiciels (66 %). 96 % des grandes entreprises offrent un accès à distance à l’ensemble des outils professionnels, contre 83 % des moyennes et 61 % des petites entreprises, soit davantage qu’au niveau européen quelle que soit la taille de l’entreprise : de +5 points pour les grandes, à +9 points pour les petites entreprises.

En France, l’accès aux mails, documents ou logiciels reste élevé quelle que soit l’activité de l’entreprise : de 80 % dans l’hébergement et restauration (contre 65 % dans l’Union européenne), jusqu’à 100 % dans l’information-communication (contre 96 % dans l’Union européenne). Dans ce secteur d’activité, 92 % des entreprises fournissent un accès à ces trois outils.

Les entreprises françaises fournissent plus fréquemment un accès à distance à la messagerie professionnelle, aux documents ou aux logiciels à leurs salariés quand elles disposent d’un VPN, qui est souvent utilisé pour permettre cet accès à distance. C’est d’autant plus le cas pour l’accès aux documents ou aux logiciels : plus de neuf entreprises sur dix le permettent quand elles disposent d’un VPN, contre deux sur trois quand elles n’en disposent pas.

En 2022, 48 % des salariés disposent d’un accès à distance à leur messagerie professionnelle, et 43 % aux documents ou logiciels de l’entreprise. Cette part est plus élevée dans les grandes entreprises (respectivement 54 % et 50 %) que dans les petites (respectivement 35 % et 28 %). L’accès à distance est très différencié selon l’activité de l’entreprise et la capacité à l’exercer en télétravail : 22 % des salariés du secteur de l’hébergement-restauration peuvent accéder à distance à leur messagerie et 17 % aux documents ou logiciels, contre 82 % et 79 % dans l’information et communication.

En France, 29 % des entreprises offrent un accès à distance à la messagerie professionnelle à au moins la moitié de leurs salariés, soit le même niveau que la moyenne en Europe (28 %). Cette part atteint 52 % au Danemark et 51 % en Suède, mais elle est nettement inférieure en Bulgarie et en Grèce (respectivement 16 % et 12 %). En France comme dans l’Union européenne, 23 % des entreprises permettent l’accès à distance aux documents ou logiciels à au moins la moitié de leurs salariés. Ce taux atteint 43 % en Suède, mais seulement 12 % en Grèce.

Plus de la moitié des entreprises françaises concernées par le travail à distance donnent des directives en matière de sécurité sur l’accès à distance à la messagerie professionnelle, les documents ou logiciels de l’entreprise (56 %), comme l’utilisation d’une connexion privée, du matériel fourni par l’entreprise, ou l’utilisation d’un VPN (figure 3). Également plus de la moitié de celles qui organisent des réunions à distance donnent de telles directives les concernant (54 %), comme l’exigence d’un mot de passe différent pour chaque réunion, ou l’utilisation d’un logiciel spécifique. Ces taux sont moins élevés que dans l’Union européenne (respectivement 65 % et 64 %).

De telles directives sont nettement plus fréquentes dans les entreprises plus grandes : le contrôle et la circulation de ces informations de sécurité peuvent moins reposer sur des relations interpersonnelles, et nécessitent davantage de formalisation. Pour ces grandes entreprises, la France est au niveau européen concernant la communication de directives de sécurité pour l’accès à distance aux outils professionnels (89 % contre 92 %), mais en retrait concernant celles relatives aux réunions à distance (73 % contre 81 %). La communication de mesures de sécurité, aussi bien pour les réunions que pour l’accès à distance, est plus répandue dans les entreprises de l’information et communication (respectivement 66 % et 79 %), et dans celles du secteur des activités spécialisées, scientifiques et techniques (respectivement 62 % et 77 %).

L’existence d’une documentation sur les mesures, les pratiques ou les procédures en matière de sécurité des systèmes d’information dans l’entreprise favorise la mise en place de directives en matière de sécurité sur les réunions à distance, et plus encore sur l’accès à distance. En effet, les entreprises donnent plus souvent des directives de sécurité quand elles disposent également d’une documentation à ce sujet. De plus, environ trois quarts des entreprises organisatrices de réunions qui disposent d’une documentation sur la sécurité émettent également des directives pour les réunions à distance (73 %), ou pour l’accès à distance (83 %). À l’inverse, quatre entreprises sur cinq qui ne fournissent pas de directives sur les réunions à distance n’ont pas non plus de documentation en matière de sécurité, et neuf sur dix pour les directives sur l’accès à distance.

L’adoption, au sein des processus de production, de pratiques plus écoresponsables est un moyen de limiter l’empreinte environnementale. Ainsi, en 2022, six entreprises sur dix appliquent des mesures pour limiter la quantité de papier utilisée pour l’impression et la photocopie, soit deux fois plus que pour limiter la consommation d’énergie des équipements relatifs à l’information et aux communications (TIC). En effet, la réduction de la consommation de papier est souvent plus simple à mettre en place notamment grâce à la numérisation du processus productif (communications, données, etc.), alors que limiter la consommation d’énergie demande davantage d’efforts logistiques pour les entreprises. Cette dernière fait néanmoins l’objet de nouveaux objectifs adoptés par le Parlement européen en juillet 2023, fixant une réduction collective de la consommation d’énergie d’au moins 11,7 % au niveau de l’UE d’ici 2030, dans le but de réduire les émissions de CO₂ mais également les importations d’énergie.

Les entreprises sont moins nombreuses à appliquer ces deux mesures environnementales en France que dans l’UE, quelle que soit la taille d’entreprise considérée : par exemple, 44 % des entreprises européennes ont pris des mesures pour baisser la consommation d’énergie des équipements TIC, contre seulement 32 % des entreprises françaises. Cet écart peut en théorie en partie s’expliquer par le prix de l’énergie qui, en France, est l’un des plus bas de l’UE (0,13 euro le kWh en France au moment de l’enquête TIC, quand les prix dans l’UE vont de 0,10 à 0,31 euro). Il n’y a néanmoins pas de lien univoque entre le prix moyen de l’électricité dans un pays, et la part de ses entreprises qui prennent des mesures pour limiter la consommation d’énergie des équipements TIC (figure 4).

En France comme en Europe, plus les entreprises sont grandes plus elles prennent des mesures pour réduire leur consommation de papier et d’énergie des équipements TIC. Ainsi, en France, 58 % des petites entreprises prennent des mesures pour réduire la quantité de papier utilisée et 30 % pour la quantité d’énergie consommée, contre respectivement 78 % et 54 % des grandes entreprises.

Les entreprises peuvent aussi limiter leur impact environnemental en agissant sur la provenance, les caractéristiques et le devenir de leurs équipements TIC. Ainsi, en 2022, six entreprises sur dix en France comme dans l’UE indiquent tenir compte de l’impact environnemental des services ou du matériel TIC qu’elles acquièrent, comme la consommation d’énergie, les matériaux utilisés, la durée de vie, la disponibilité des composants, ou la réparabilité (figure 5).

En France, une entreprise sur cinq achète du matériel informatique reconditionné. La prise en compte de l’impact environnemental et l’achat de matériel reconditionné varient très peu selon la taille, mais davantage selon le secteur d’activité. Les entreprises de l’hébergement-restauration sont moins nombreuses à tenir compte de l’impact environnemental des services ou du matériel TIC (53 %). Celles de l’information et communication et des activités immobilières sont plus nombreuses à acheter du matériel informatique reconditionné (respectivement 36 % et 32 %).

Lorsque les équipements TIC ne sont plus utilisés, près de la moitié des entreprises (44 %) les conservent pour les utiliser comme réserves de pièces détachées. Quand ils ne sont pas conservés, davantage d’entreprises choisissent de les recycler dans le cadre de la collecte des DEEE (67 %) plutôt que de les vendre, les donner ou les retourner à une entreprise de leasing (26 %). Les entreprises de l’information et communication sont moins nombreuses à recycler leur matériel TIC (62 %) : elles ont plutôt tendance à le vendre (41 %) ou l’utiliser comme réserve de pièces détachées (58 %). En effet, ces entreprises ont davantage de compétences dans les TIC qui leur permettent d’utiliser ces pièces pour réparer ou modifier ces équipements : 81 % emploient du personnel spécialisé dans le domaine des TIC, contre 15 % dans les autres secteurs d’activité.