Une présentation générale de la source État civil est accessible dans la rubrique « Définitions, Méthodes et qualité » du site insee.fr.

Les fichiers détail sont le résultat de l'exploitation des bulletins d'état civil envoyés par les mairies ayant enregistré des actes de naissance, de mariage ou de décès en France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et, Mayotte pour les données à partir de 2014) et les collectivités d'outre-mer (Saint-Martin, Saint-Barthélemy et, depuis 2008, Saint-Pierre-et-Miquelon). Bien que Saint-Martin et Saint-Barthélemy aient changé de statut en se séparant de la Guadeloupe, ces deux collectivités d'outre-mer sont maintenues dans le champ d'enregistrement des évènements d'état civil.

Le fichier des naissances comprend les bulletins de naissance (enfants nés vivants) et les bulletins de transcription relatifs à un jugement déclaratif de naissance (JDN) . La commune d'enregistrement est la commune de l'accouchement.

Le fichier des décès contient en plus des bulletins de décès, les bulletins de transcription relatifs à un jugement déclaratif de décès (JDD). La commune d'enregistrement est la commune du décès.

Le fichier des mariages comprend les bulletins de mariage. La commune d'enregistrement est la commune du mariage. Depuis 1999, ce fichier est redressé par imputation de mariages fictifs, car l'exhaustivité des mariages n'est pas assurée avec l'envoi des bulletins (voir paragraphe ci-dessous sur le contrôle de l'exhaustivité).

L'état civil permet de disposer de statistiques a priori exhaustives puisque chaque naissance, mariage et décès en France fait l'objet d'un acte d'état civil. Le bulletin statistique rempli par l'officier d'état civil de la commune est transmis à l'Insee. L'ensemble des données est centralisé et contrôlé par l'Insee avant la diffusion de la base complète.

Le numéro d'acte inscrit sur chaque bulletin permet de contrôler cette exhaustivité pour les naissances et les décès. Pour les mariages, depuis 2012, les communes de 10 000 habitants ou plus pour lesquelles l'Insee observe une baisse significative du nombre de mariages par rapport à l'année précédente, sont contactées afin de vérifier que tous les actes ont bien été transmis. En complément, pour juger de l'exhaustivité des mariages, décès, naissances, l'Insee a réalisé depuis 2001 des enquêtes spécifiques auprès des communes : les enquêtes « Exhaustivité ».

Selon ces enquêtes, la qualité des remontées sur les naissances et les décès semble s'être nettement améliorée. En revanche, celle sur les mariages reste insuffisante, notamment dans les communes rurales. Les données de l'état civil sur les mariages ont donc été complétées à partir de 1999.

Entre 2002 et 2010, un cinquième des communes françaises ont été enquêtées chaque année, à l'exception des communes disposant d'un système de transmission informatisé des données de l'état civil vers l'Insee, et de celles dans le champ de l'enquête « Villes » (enquête réalisée jusqu'en 2010 par l'Insee auprès d'un échantillon de mairies sur le nombre mensuel d'événements d'état civil enregistrés dans la commune). On a cherché à avoir une bonne représentativité de l'ensemble de la métropole en équilibrant chaque année les communes sélectionnées entre les départements et leur nombre moyen d'événements enregistrés.

L'échantillon sélectionné est « tournant » : les communes enquêtées une fois ne le seront plus les années suivantes. Il y a une exception cependant : étant donné leur petit nombre de communes, les départements d'outre-mer sont couverts exhaustivement chaque année.

En 2011, l'enquête « Exhaustivité » n'ayant pas été réalisée, les résultats de l'enquête « Exhaustivité 2010 » (portant sur les mariages 2009) et de l'enquête « Villes » 2009 (portant sur les mariages 2009) ont été réutilisés pour redresser les mariages enregistrés en 2010.

L'enquête mensuelle « Villes » auprès des mairies a été supprimée en 2010 du fait de l'amélioration de la rapidité des remontées des mairies vers l'état civil. Le redressement du nombre de mariages ne s'appuie donc plus que sur l'enquête « Exhaustivité ». La dernière a été réalisée en mai 2014 pour redresser les données 2013 : elle est réalisée par téléphone et seules les communes non informatisées ont été enquêtées car l'informatisation des échanges avec l'Insee permet a priori un meilleur contrôle de l'exhaustivité. 3 007 communes ont été interrogées.

Suite à l'adoption de la loi relative au mariage pour tous, depuis 2013 le fichier détail des mariages comptabilise les mariages de personnes de même sexe. Les variables du fichier ont évolué : une variable "Sexe" a été ajoutée pour les conjoints, et les intitulés des variables relatives à l'homme et à la femme ont été modifiés pour référer aux conjoints 1 et 2.

À partir de 2013, le fichier des naissances ne contient plus le nombre d'enfants nés précédemment. En revanche, il comprend désormais le nombre d'enfants issus de l'accouchement. Cette variable indique, pour une naissance vivante, le nombre d'enfants, vivants ou non, issus de l'accouchement. Par exemple, si une mère accouche d'un enfant vivant et d'un enfant sans vie, le bulletin de naissance de l'enfant vivant indiquera 2 à cette variable. À partir de 2014, le fichier des naissances comprend une variable sur l'origine du nom de famille.

Les données intègrent, pour la première fois en 2014, celles enregistrées sur l'île de Mayotte.

Attention : le nombre d'accouchements de jumeaux présents dans le fichier détail n'est pas comparable à celui du tableau 62 de l'Insee Résultats. En effet, les accouchements de jumeaux sans vie sont comptabilisés.