Le fichier annuel des naissances est le résultat de l'exploitation des bulletins d'état civil envoyés par les mairies ayant enregistré des naissances en France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer (DOM : Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion) et à Saint-Martin, Saint-Barthélemy et, depuis 2008, Saint-Pierre-et-Miquelon.
À partir de 2010, le fichier de naissance ne contient plus les bulletins d'enfants sans vie. Il comprend les bulletins de naissances (enfants nés vivants) et les bulletins de transcription relatif à un jugement déclaratif de naissance (JDN).
Toute naissance survenue sur le territoire français fait l'objet d'une déclaration d'état civil. L'enregistrement est effectué dans la commune de l'accouchement. L'officier d'état civil rédige l'acte de naissance au vu des renseignements fournis par le déclarant et remplit le bulletin de naissance (cf. l'instruction générale relative à l'état civil du 11 mai 1999, n° 135).
Cette source administrative permet de comptabiliser et d'étudier les naissances selon divers critères sociodémographiques (âge des parents, environnement familial...), d'étudier la fécondité, donne des informations sur la conjoncture démographique du pays, sert à l'établissement du bilan démographique, de la situation démographique, contribue au calcul du solde naturel et alimente le fichier des prénoms.
Elle alimente également le Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques (RNIPP) des personnes nées en métropole, dans les DOM ou dans une COM 97 (ce sont les collectivités d'outre-mer dont le code commence par 97). Les attributions de l'Insee dans la gestion du RNIPP ont été fixées par le décret n° 46-1432 du 14 juin 1946. Plus précisément, le décret n° 47-834 du 13 mai 1947 dans son article 6 a confié à l'Insee la charge de dresser et de tenir à jour les inventaires des unités statistiques économiques et démographiques et de constituer les répertoires d'identification. Le principe du RNIPP est qu'une personne n'y soit portée qu'une fois, le plus tôt possible dans le cours de sa vie :
Le fichier annuel des décès est le résultat de l'exploitation des bulletins d'état civil envoyés par les mairies ayant enregistré des décès en France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion) et à Saint-Martin, Saint-Barthélemy et, depuis 2007, Saint-Pierre-et-Miquelon. L'acte de décès, enregistré dans la commune où a eu lieu le décès, est rédigé par l'officier d'état civil au vu des renseignements fournis par le déclarant. Le bulletin de décès est ensuite rempli (cf. l'instruction générale relative à l'état civil du 11 mai 1999, n° 135). Cet acte contient tous les renseignements nécessaires aux statistiques de mortalité à l'exception de la cause de décès qui est confidentielle et traitée par l'Institut national de la santé et de la recherche médicale (Inserm).
A partir de 2010, le fichier annuel des décès contient en plus des bulletins habituels de décès, les bulletins de transcription relatifs à un jugement déclaratif de décès (JDD).
Cette source administrative permet de comptabiliser et d'étudier les décès selon divers critères sociodémographiques (sexe, âge, état matrimonial...) ainsi que la mortalité infantile. Elle donne des informations sur la conjoncture démographique du pays, sert à l'établissement du bilan démographique, de la situation démographique et contribue au calcul du solde naturel.
L'enregistrement d'un décès ou d'un JDD sur le territoire français provoque la radiation de la personne au Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques (RNIPP). Ainsi, les organismes sociaux (CRAM, CPAM, CNAV...) sont avertis du décès et mettent à jour la liste de leurs bénéficiaires. Il sert aussi à la gestion du fichier électoral en entraînant la radiation des personnes décédées et la notification du décès à la mairie d'inscription électorale du défunt.
Le décès à l'étranger d'un ressortissant français fait l'objet d'une déclaration à l'état civil local. Sa transcription au consulat n'est pas obligatoire mais recommandée pour permettre d'apposer la mention de décès sur l'acte de naissance, mettre à jour le RNIPP, le fichier électoral et avertir les organismes sociaux. En l'absence d'acte officiel et sur simple renseignement obtenu par la caisse nationale d'assurance vieillesse (CNAV), il est apposé au RNIPP une présomption de décès qui n'annule pas l'individu au répertoire, le maintient dans son droit de vote. Cet avis sert uniquement d'information.
Le fichier annuel des mariages est le résultat de l'exploitation des bulletins d'état civil envoyés par les mairies ayant enregistré des mariages en France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion) et à Saint-Martin, Saint-Barthélemy et, depuis 2007, Saint-Pierre-et-Miquelon. L'acte de mariage est enregistré dans la commune où a été célébré le mariage. L'officier d'état civil rédige l'acte de mariage au vu des renseignements fournis par le déclarant et remplit le bulletin de mariage (cf. l'instruction générale relative à l'état civil du 11 mai 1999, n° 135). Cette source administrative permet de comptabiliser et d'étudier les mariages selon divers critères sociodémographiques des époux ainsi que leurs enfants. Elle sert à l'établissement du bilan démographique et de la situation démographique.
Les enquêtes d'exhaustivité et les enquêtes « Villes » réalisées par l'Insee permettent de suivre la qualité des remontées d'information des communes et montrent que tous les bulletins de mariage ne sont pas récupérés par l'Insee. A partir de 1999, un redressement du fichier initial est fait sur la base de cette enquête en estimant d'abord le nombre de bulletins manquants, puis en imputant des bulletins fictifs par duplication de bulletins réels. Cette méthode garantit que les mariages ont les mêmes caractéristiques que ceux réellement célébrés dans l'année. En revanche, leurs caractéristiques sont uniquement celles des « répondants » et peuvent donc être biaisées dans ce sens. Le risque de biais dans les analyses est d'autant plus élevé que la part des bulletins fictifs est importante dans la zone géographique étudiée. Aucun redressement n'est effectué pour les mariages ayant eu lieu en collectivité d'outre-mer.
Les statistiques annuelles d'état civil sur les naissances, les décès et les mariages sont publiées dans la collection Insee Résultats (série société) à travers différents tableaux. Du fait d'une différence sur le champ hors métropole, les résultats sont légèrement différents entre les deux types de publication : les séries diffusées dans les Insee Résultats sur le champ France entière portent sur le territoire France métropolitaine et départements d'outre-mer au 31 décembre du millésime du titre (donc à l'exclusion de Saint-Pierre-et-Miquelon, et aussi de Saint-Martin, Saint-Barthélemy pour les numéros à partir de 2008).

État civil : naissances, décès et mariages en 2010